Den goda arbetsplatsen

För någon vecka sedan lanserade Erik Mattsson och jag en gemensam föreläsning som vi döpte till ”Den Goda Arbetsplatsen”. Erik är en god vän och en av Sveriges absolut bästa föreläsare och hans specialområde är kommunikation. Vi har ofta stått på samma scen på samma konferenser men aldrig samtidigt. Vi har velat samarbeta länge men det var först när vi började diskutera den goda arbetsplatsen som vi verkligen tände till på idén att göra något tillsammans. Vår ambition var att integrera våra respektive kunskaper och erfarenheter, inte bara leverera två separata föreläsningar om ett gemensamt tema. Under en förmiddag i Göteborg vävde vi ihop en underhållande, inspirerande och informativ show för 150 personer som fick stora applåder och fantastiska utvärderingar. För deltagarna började upplevelsen flera veckor tidigare. Vi skickade ut en enkel undersökning till samtliga deltagare för att ta reda på vad de tycker kännetecknar den goda och den dåliga arbetsplatsen. Vi blev mycket positivt överraskade över både mängden med svar vi fick och kvalitén på svaren. Kanske lika intressant som vad folk tog upp som egenskaper av den goda och dåliga arbetsplatsen var vad de inte tog upp.

Det är onekligen så att det görs en hel del aktivitet när det gäller att skapa bättre arbetsplatser men jag kan inte rå för att jag har känsla av att mycket som görs är något felriktat. På mina gamla arbetsplatser och en del av de som jag får insyn i som konsult kan man få uppfattningen att en bra arbetsplats handlar om fruktkorgar och tillgång till massage på torsdagar. Ni ska inte tro att jag är emot förmåner som fruktkorgar eller massage men det krävs mycket mer för att skapa en god arbetsplats. Faktum är att inte en enda person tog upp tillgång eller frånvaro av fruktkorgar eller massage som en egenskap i den goda eller dåliga arbetsplatsen. Det de däremot tog upp stämmer mycket väl överens med vad forskningen i området har pekat på en längre tid som tex ledarskap, stämning, möjlighet att påverka och arbetsuppgifterna.

Under förberedelserna för vår presentation om ”Den goda arbetsplatsen” utvecklade jag en modell från min bok Mänskligt Ledarskap-Tio budord för den (o)fullständiga ledaren som beskriver de huvudsakliga komponenterna för en god arbetsplats med två viktiga tillägg, nämligen kommunikation och värderingar. I min ursprungliga modell svetsade jag ihop en triangel som beskriver komponenterna individens motivation [1] och en annan triangel som beskriver egenskaperna hos ett högpresterande arbetslag [2]. Motivationstriangeln beskriver intern motivation som en funktion av autonomi (påverkan), tillhörighet (tillhöra) och kompetens (kunna) och den andra triangeln beskriver högpresterande grupper som en funktion av tillhörighet, autonomi och resultat eller syfte. När man lägger ihop dessa två trianglar får man en tetraeder som fångar de fyra viktigaste grundförutsättningar för den goda arbetsplatsen. Den goda arbetsplatsen måste skapa förutsättningar för att medarbetare ska kunna påverka sitt arbete och verksamheten i sin helhet, att medarbetare känner stark tillhörighet till verksamheten, att medarbetare har hög kompetens relativt sina arbetsuppgifter och att samtliga medarbetare känner till och tar till sig verksamhets övergripande syfte.

En förutsättning för att de 4 grundförutsättningarna ska kunna fungera i verksamheten är kommunikation. Oavsett hur viktig verksamhetens syfte och mål är kommer du inte att lyckas om du inte kan kommunicera det. På samma sätt krävs det god och öppen kommunikation för att skapa delaktighet där alla får möjlighet att påverka. Sanningen är att god kommunikation är en förutsättning för alla typer av relationer. Det är lika viktigt i våra relationer på jobbet som det är i våra relationer med familjen eller våra vänner.

Det sista begreppet för den goda arbetsplatsen är ”värderingar”. Våra värderingar styr allt vi gör i våra liv. Våra värderingar styr vilka utbildningar vi väljer, vilka jobb vi söker, vilka vi har som vänner och vem vi gifter oss med. Våra värderingar styr också hur vi prioriterar projekt, hur vi sätter mål och vilka syften vi satsar på i våra verksamheter. För många år sedan blev jag kontaktad av en rekryteringsfirma som frågade om jag var intresserad av en chefstjänst på ett cigarettföretag. Det tog mig inte många sekunder att förklara att det inte var aktuellt för min del. Mina personliga värderingar styrde mig bort ifrån att ens titta närmare på jobbet för att jag inte ville arbeta med cigaretter oavsett hur mycket ansvar eller hur hög lön jag skulle få.

Detta exempel beskriver hur mina individuella värderingar styrde mitt beteende men hur tar vi steget från individens värderingar till verksamhetens värderingar? Man kanske skulle vara frestad att säga att verksamhetens värderingar är summan av alla medarbetares värderingar men det finns ett problem med detta. Om medarbetarna har individuella värderingar som skiljer sig mycket från varandra blir det kaos i verksamheten. Tex om vissa medarbetare på en kundtjänst hyser värderingar som sätter ett högt värde på kunder och relationerna med kunder medan andra sätter högt värde på att följa regler och att allt ska göras ”by the book” kan det bli väldigt olika upplevelser för kunden beroende på vem som råkar svara i telefonen när de ringer. Därför strävar verksamheter efter att skapa gemensamma värderingar. Eftersom värderingar styr våra beteenden, kan gemensamma värderingar leda till ett enhetligt och konsekvent beteende av samtliga medarbetare.

Så hur uppnår man dessa gemensamma värderingar? Första steget är nog det steg jag tog när rekryteringsfirman ringde. Som medarbetare måste vi se till att våra värderingar stämmer åtminstone ”hyggligt” överens med verksamhetens. Jag säger ”hyggligt” då jag inte tror att det är realistiskt eller nödvändigt att vi är 100% överens men vi måste vara hyggligt överens. Nästa steg är att verksamheten är tydlig med sina värderingar och diskuterar dem ofta. Värderingar måste också vara öppna för kritik och möjliga att förändra, annars riskerar de att bli dogmer.

För att skapa den goda arbetsplatsen behöver man fokusera på 6 faktorer:

• Kommunikation: Arbeta medvetet med att utbilda medarbetarna och utveckla verksamhetens kommunikation. Detta gäller individernas kommunikationskompetens och de system och arbetssätt verksamheten har för att stödja kommunikation. Ledord bör vara öppenhet, ärlighet och kontinuitet.

• Värderingar: Identifiera, diskutera och kommunicera ofta runt verksamhetens värderingar. Uppmuntra medarbetare att brottas med och ifrågasätta värderingarna för att slutligen kunna veta om de stämmer överens med deras individuella värderingar. Tänk på frågor som: Vilka är vi, vad står vi för, vad är viktigt för oss? Kom ihåg att verksamhetens värderingar är mer än bara de 2-5 värdeorden på hemsidan.

• Syfte: Engagera alla ledare, medarbetare, kunder, leverantörer och alla andra som är involverade i eller påverkas av verksamheten i en löpande dialog om syftet med verksamheten. Syftet är inte detsamma som visionen. Visionen pekar på vart vi vill, syftet beskriver varför vi existerar. På vilket sätt blir världen bättre för att vi finns?

• Påverka: Skapa stora förutsättningar för att medarbetare ska kunna påverka sitt arbete. Ju större inflytande vi människor har över vårt arbete desto större engagemang får vi och engagerade medarbetare är lyckligare och mer produktiva. Inkludera medarbetare i beslutsprocesser, planeringsarbete, och lämna dem sedan ifred för att sköta sitt arbete.

• Kunna: Rekrytera de mest kompetenta medarbetare man kan och sedan fortsätta att investera i deras kompetensutveckling hela tiden. Kom ihåg att medarbetarnas samlade kompetens avgör hur framgångsrik verksamheten kommer att vara. Livslångt lärande är nyckelbegreppet.

• Tillhöra: Arbeta medvetet med att skapa en stark känsla av tillhörighet bland medarbetarna. Att medarbetarna tar till sig till verksamhetens syfte är viktigt och att de har stor möjlighet att påverka sitt arbete bidrar till tillhörigheten men det krävs också mycket tillit. Tillit till verksamhetens ledning och till sina kollegor. Skapa stor öppenhet i all kommunikation och uppmuntra olikheter på alla plan och ta itu med eventuella konflikter med en gång. Konflikter i sig är aldrig ett problem i verksamheten, problemet är brist på konfliktlösning.